VvE financiën die zichzelf regelen
Van betalingsherinnering tot ALV-klare jaarrekening — volledig geautomatiseerd. Dubbel boekhouden, SEPA Direct Debit batch, formele aanmaningsprocedure en kostenverdeelsleutel per eenheid. Bankgekoppeld met 2000+ Europese banken.
Van betalingsachterstand naar automatische incasso
Elke beheerder kent het drama van maandelijkse betalingen. APPartement lost het structureel op.
Servicekosten innen via bankoverschrijvingen — elke maand achtervolgen wie nog niet betaald heeft
Push-herinneringen direct naar de bewoner. Betalen via iDEAL met één tik of QR-code scan — direct verwerkt.
Bankafschriften handmatig verwerken en facturen handmatig aan het juiste grootboek koppelen
2000+ Europese banken automatisch gekoppeld. Transacties worden gematcht aan facturen in fracties van seconden.
AI factuur-scanning, goedkeuring per factuur, dubbele invoer in meerdere systemen
AI scant elke factuur: bedrag, datum, leverancier, omschrijving. Automatisch gekoppeld aan grootboek en MJOP.
SEPA-incasso opzetten kost administratie, juridische rompslomp en weken doorlooptijd
Bewoner richt digitale incassomachtiging in met 1 klik. Automatisch incasso elke periode — zonder handmatig werk.
Jaarrekening handmatig samenstellen in Excel — uren werk voor de ALV, groot risico op fouten en niet controleerbaar
Jaarrekening genereren met 1 klik als PDF. Exploitatie, balans, openstaande vorderingen en vergelijking vs. begroting — direct ALV-klaar.
Wanbetalers achtervolgen met losse e-mails, zonder dossier of juridisch houvast bij escalatie
Formele aanmaningsprocedure met 4 niveaus, PDF-brieven op VvE-briefhoofd en volledig debiteurendossier met tijdlijn van alle acties.
Alles voor VvE financieel beheer
Volledig geïntegreerde modules die samen de financiële cyclus afdekken — van eerste servicekosten-herinnering tot ALV-klare jaarrekening.
Betalingsherinneringen via push
Configureerbare herinneringen op 14, 28 en 42 dagen na vervaldatum. Push-notificatie én e-mail. Bewoner tikt op de melding en betaalt direct via iDEAL of QR-code — zonder in te loggen.
- 3 herinneringsniveaus instelbaar
- Eigen onderwerp & berichttekst
- Push + e-mail gecombineerd
- Directe betaallink in de notificatie
iDEAL servicekosten betalen
Bewoners betalen servicekosten direct via iDEAL — geen IBAN overnemen, geen handmatige verwerking. Betaling bevestigd via Mollie-webhook en automatisch gemarkeerd als betaald.
- Per VvE Mollie-koppeling
- SEPA QR-code per openstaande betaling
- Webhook-bevestiging automatisch
- Bewoner hoeft niet in te loggen
SEPA automatische incasso
Bewoner richt incassomachtiging in met 1 klik vanuit het profiel. Elke periode worden servicekosten automatisch afgeschreven — geen handmatige actie nodig voor beheerder of bewoner.
- Digitale machtiging per bewoner/VvE
- Automatisch afschrijven per periode
- Intrekbaar door bewoner
- Volledig AVG-compliant
Bankgekoppeld — 2000+ banken
Via EnableBanking PSD2 koppelt APPartement met 2000+ Europese banken. Transacties worden automatisch ingelezen en gematcht aan inkomende facturen. Juist grootboek, juiste factuur — in fracties van seconden.
- 2000+ Europese banken
- Automatische factuurmatching
- Grootboek-koppeling per organisatie
- Realtime transactie-import
AI factuur-scanner
Upload facturen — APPartement AI herkent bedrag, datum, leverancier en omschrijving automatisch. Bulk upload tot 100 facturen. Duplicaat-detectie. Status-flow van scanning naar goedkeuring.
- AI OCR via OpenAI
- Bulk upload tot 100 stuks
- Duplicaat-detectie
- Automatische grootboekcategorisatie
Factuur-goedkeuring workflow
Configureerbare goedkeuringsflows per VvE: direct, beheerder only, bestuur only of dual (beheerder + bestuur met drempelbedrag). Volledige audit trail van elke goedkeuring of afwijzing.
- 4 modi instelbaar per VvE
- Drempelbedrag configureerbaar
- Bestuur-inbox voor facturen
- Volledig audit trail
Jaarrekening & ALV-overzicht
Genereer met 1 klik een ALV-klare jaarrekening als PDF. Exploitatieoverzicht, balans (reservefonds, openstaande vorderingen), vergelijking actueel vs. begroting — direct klaar voor de ALV zonder handmatig werk.
- 1 klik PDF voor de ALV
- Exploitatie + balansoverzicht
- Actueel vs. begroting vergelijking
- Aansluiting op grootboekrekeningen
SEPA Direct Debit Incasso-batch
Genereer een SEPA SDD XML-bestand (pain.008 Core) voor alle leden met actief mandaat en openstaande servicekosten. Per VvE een vaste incasso-dag instellen. Storneringen worden automatisch verwerkt en teruggeboekt.
- pain.008 XML-download
- Per VvE incasso-dag instellen
- Stornering automatisch verwerkt
- Koppeling met bestaande SEPA-mandaten
Grootboek & Rekeningschema
Standaard VvE-rekeningschema, aanpasbaar per beheerdersorganisatie. Iedere factuur, betaling en servicekosten-periode genereert automatisch een journaalboeking. Proefbalans per periode. Kostenplaatsen per bouwdeel.
- Standaard VvE-rekeningschema
- Automatische journaalboekingen
- Proefbalans per periode
- Kostenplaatsen per bouwdeel
Formele Aanmaningsprocedure
Van informele herinnering tot officiële ingebrekestelling — met PDF-brieven op VvE-briefhoofd. Aanmaningskosten doorbelasten (art. 6:96 BW). Volledig debiteurendossier met tijdlijn van alle acties en optionele overdracht naar incassobureau.
- 4 aanmaningsniveaus configureerbaar
- PDF-brieven op VvE-briefhoofd
- Aanmaningskosten doorbelasten (art. 6:96 BW)
- Debiteurendossier met tijdlijn
Rapportages & Accountant-exports
Begroting vs. realisatie, kasstroomoverzicht, incasso-voortgangsrapport en reservefondsverloop — exporteerbaar als PDF of Excel. Grootboek-export koppelbaar met uw boekhoudpakket via kolom-mapping.
- Begroting vs. realisatie (PDF + Excel)
- Kasstroomoverzicht per periode
- Grootboek-export voor accountant
- Koppelbaar met uw boekhoudpakket
Kostenverdeelsleutel per Eenheid
Koppel kostensoorten aan een verdeelsleutel (breukdeel, oppervlakte, gelijk of aangepast). Het systeem berekent automatisch ieders aandeel per eenheid. AI leest verdeelregels uit de splitsingsakte en stelt defaults voor — beheerder bevestigt altijd.
- Breukdeel / oppervlakte / gelijk / aangepast
- Automatisch berekend per eenheid
- AI-extractie uit splitsingsakte
- Afwijkende sleutels per kostensoort
Financieel Dashboard
Eén overzicht van alle financiële posities per VvE — openstaande posten, reservefondsstand, betalingsachterstanden en uitgaven vs. begroting — live bijgewerkt zodra transacties binnenkomen.
- Openstaande posten per VvE
- Reservefondsstand realtime
- Begroting vs. realisatie per periode
- Portfolio-overzicht over alle VvE's
Begrotingsbeheer
Stel per VvE een gedetailleerde exploitatiebegroting in met kostensoorten, verdeelsleutels en bijdrageberekening per eigenaar. Vergelijk realisatie vs. begroting per periode en genereer met 1 klik een ALV-klaar begrotingsoverzicht.
- Begroting per kostensoort
- Automatische bijdrageberekening per eenheid
- Realisatie vs. begroting per periode
- ALV-klaar PDF-export
Debiteurenbeheer
Volledig debiteurendossier per achterstallige eigenaar — inclusief tijdlijn van alle acties, openstaande vorderingen en aanmaningshistorie. Koppeling met formele aanmaningsprocedure en optionele overdracht naar incassobureau.
- Debiteurendossier met tijdlijn
- Openstaande vorderingen per eigenaar
- Koppeling met aanmaningsprocedure
- Overdracht naar incassobureau mogelijk
Crediteurenbeheer
Beheer alle openstaande leveranciersfacturen per VvE. Van AI-scanning en goedkeuring tot betaalopdracht en grootboekverwerking — zonder handmatig werk. Exporteer betaalopvolgingen als SEPA pain.001 XML voor batchbetaling.
- Openstaande crediteuren per VvE
- AI-gescande facturen per leverancier
- Goedkeuringsflow per factuur
- SEPA pain.001 betaalbatch export
Reservefonds & MJOP
Koppel het meerjarenonderhoudsplan direct aan het reservefonds. Berekeningen zijn actueel per ingeplande activiteit, uitgevoerde werkbon en storting. Scenario-calculator toont direct de gevolgen van een tekort of investering per voordeur.
- MJOP-koppeling realtime
- Reservefondsberekening per storting
- Scenario-calculator (tekort / investering)
- ALV-klaar fonds-overzicht
Beginbalans
Stel de beginbalans in bij onboarding van een nieuwe VvE — inclusief openstaande posten, bankstanden en reservefondsstand. Import via Excel of handmatige invoer. Alle historische cijfers direct beschikbaar voor rapportages en vergelijkingen.
- Beginbalans per VvE bij onboarding
- Import via Excel of handmatig
- Openstaande posten meenemen
- Directe aansluiting op grootboek
Offertes & Opdrachten
Maak offertes aan vanuit een melding of werkbon, koppel deze aan leveranciers en laat bestuurders digitaal accorderen. Na akkoord wordt automatisch een opdracht aangemaakt — en bij ontvangst van de factuur direct gematcht.
- Offerte vanuit melding of werkbon
- Digitale bestuursakkoord
- Automatische opdrachtaanmaak
- Factuurmatching bij ontvangst
Voorkeursleveranciers
Leg raamcontracten en voorkeursleveranciers per kostensoort vast. Bij een nieuwe melding stelt het systeem automatisch de juiste leverancier voor — inclusief tariefafspraken, SLA en historische prestaties. Minder zoeken, sneller schakelen.
- Voorkeursleverancier per kostensoort
- Raamcontract inclusief tarieven en SLA
- Automatische leveranciersuggestie bij meldingen
- Historische prestaties per leverancier
Gekoppeld met 2000+ Europese banken
Via PSD2 leest APPartement bankafschriften automatisch in. Transacties worden in fracties van seconden gematcht aan inkomende facturen — correct grootboek, juiste leverancier, zonder handmatig werk.
"Wat als..." — bereken de impact in 1 seconde
Vul een scenario in. APPartement berekent direct de financiële gevolgen voor de hele planning, de hele VvE én per voordeur.
Scenario-instellingen
Impact berekening — live
Het reservefonds van € 85.000 is voldoende om € 25.000 op te vangen. Na het scenario resteert € 60.000 — geen extra bijdrage nodig van bewoners.
In APPartement ziet u dit voor élke VvE in uw portfolio — live, per scenario.
Probeer gratisVeelgestelde vragen over VvE financiën
Hoe werkt iDEAL betalen van servicekosten?
Per VvE wordt een Mollie-koppeling ingesteld. Bewoners ontvangen een push-notificatie als servicekosten openstaan, met een directe betaallink. Ze betalen via iDEAL — de betaling wordt via een Mollie-webhook direct bevestigd en automatisch gemarkeerd als voldaan. Er is geen handmatige verwerking nodig.
Hoe werkt de automatische SEPA-incasso?
Bewoners richten een digitale incassomachtiging in vanuit hun profielpagina — met 1 klik. APPartement slaat de machtiging op en gebruikt die voor automatische afschrijving van servicekosten per periode. Bewoners kunnen de machtiging altijd intrekken. De machtiging is uniek per bewoner per VvE and volledig AVG-compliant.
Met welke banken werkt de bankgekoppelde module?
APPartement is via EnableBanking PSD2 gekoppeld met meer dan 2000 Europese banken, waaronder alle grote Nederlandse banken (ING, Rabobank, ABN AMRO, etc.). Transacties worden automatisch ingelezen en gematcht aan inkomende facturen. Het systeem gebruikt grootboekmappings per beheerdersorganisatie voor automatische categorisering.
Hoe werkt de AI factuur-scanner?
U uploadt een of meerdere facturen (tot 100 tegelijk). APPartement scant elk document via OpenAI: bedrag, datum, leverancier en omschrijving worden automatisch herkend. Duplicaten worden gedetecteerd. De factuur doorloopt vervolgens de goedkeuringsflow die voor die VvE is ingesteld.
Kan ik de betalingsherinneringen aanpassen?
Ja. Per VvE stelt u in na hoeveel dagen (standaard 14/28/42 na vervaldatum) een herinnering verstuurd wordt. Het onderwerp en de berichttekst zijn volledig aanpasbaar. Herinneringen gaan via push-notificatie én e-mail. De bewoner ontvangt een directe betaallink waarmee ze zonder in te loggen kunnen betalen.
Werkt het financiële systeem ook zonder bankgekoppeld?
Ja. De financiële module werkt volledig zonder bankgekoppeld. U kunt handmatig betalingen markeren, facturen uploaden en goedkeuren, en de begroting beheren. Bankgekoppeld is een optionele uitbreiding voor automatische transactie-import en factuurmatching.
Hoe werkt de jaarrekening genereren?
APPartement genereert automatisch een exploitatieoverzicht en balans op basis van alle boekingen in het grootboek. U exporteert de jaarrekening als PDF, direct geschikt voor presentatie op de ALV. De vergelijking met de begroting en aansluiting op openstaande vorderingen zijn inbegrepen — geen handmatig Excel-werk nodig.
Wat is het verschil tussen SEPA incasso (pain.001) en SEPA Direct Debit batch (pain.008)?
Pain.001 (SEPA Credit Transfer) is voor het betalen van leveranciers vanuit de VvE-rekening. Pain.008 (SEPA Direct Debit) is voor het automatisch innen van servicekosten bij leden — de VvE trekt het bedrag af van de rekening van de eigenaar. Voor SDD is een actief SEPA-mandaat van het lid vereist.
Hoe werkt de aanmaningsprocedure?
APPartement ondersteunt vier niveaus: herinnering, 1e aanmaning, 2e aanmaning en ingebrekestelling. Per niveau genereert het systeem een PDF-brief op het briefhoofd van de VvE. Aanmaningskosten worden automatisch doorbelast conform art. 6:96 BW. Alle acties zijn zichtbaar in het debiteurendossier.
Welke rapportages kan ik exporteren voor mijn accountant?
APPartement genereert een begroting vs. realisatie rapport, kasstroomoverzicht, incasso-voortgangsrapport en een grootboek-export — als PDF of Excel. De Excel-export is koppelbaar met uw boekhoudpakket via kolom-mapping, zodat uw accountant direct kan werken.
Geen betalingsachterstand meer
Start gratis en ontdek hoe VvE-financiën volledig automatisch kunnen lopen.
Start gratis voor jouw VvE